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Comment aménager votre salle de réunion ?

Évaluez les objectifs de votre salle de réunion

Que vous cherchiez à créer un espace de réunion pour 3 ou 20 personnes, vous devrez tenir compte de la manière dont la pièce est divisée et de l'usage que votre entreprise souhaite en faire pour y intégrer le mobilier adéquate : table de réunion connectée, mobilier ergonomique, chaises empilables, etc.

La finalité de votre salle de réunion

Afin d’aménager votre salle de réunion, vous devez en connaître le but : avez-vous besoin d'un espace pour des réunions individuelles rapides, ou d'une salle de conférence accueillant des visiteurs externes ? En conséquence vous pourrez adapter la dimension et la forme de votre table de réunion.

L’avis de vos employés

Sondez vos employés pour savoir à quelle fin ils veulent utiliser la salle de réunion. Prenez en compte leurs commentaires pour sélectionner le mobilier le plus adapté afin de le rendre fonctionnel : table de réunion modulable, mobilier informatique ergonomique, etc.

 

Installez une table de réunion adaptée

La forme de votre pièce a un impact sur le mobilier dont vous avez besoin et notamment sur la forme de la table de réunion. Que votre salle de réunion soit carrée ou rectangulaire, votre table de réunion devra convenir à celle-ci afin d’être adaptée à un travail collaboratif tout en occupant correctement l’espace.

La table de réunion pour les pièces carrées

Pour les espaces carrées, une table de réunion ronde est préférable. De plus, cette forme donne à chaque personne assise au tour de la table de réunion un statut égal aux autres. Selon une recherche de l'Université de la Colombie-Britannique à Vancouver, abattre de telles barrières encourage le partage et favorise la collaboration. Dans le cas des réunions de brainstorming ou autres activités où l’échange est une priorité, les tables de réunion rondes sont mieux adaptées.

Les tables de réunion ovales pour les grands espaces

Si votre salle de réunion est de forme rectangulaire, les tables de réunion ovales s’adapteront mieux que des tables rondes ou rectangulaires. Cette forme permettra d’optimiser l’espace et accueillir plus de monde tout en permettant à chacun d’interagir dans les meilleures conditions.

 

Placez un tableau blanc pour le brainstorming

Un tableau blanc ou un tableau intelligent est un outil incroyablement utile pour les réunions. Les équipes d'ingénieurs peuvent l'utiliser pour les organigrammes et les diagrammes de composants, le marketing pour les brainstormings créatifs, et les équipes de produits pour la cartographie du cycle de vie.

Les tableaux intelligents numériques tels que le Google Jamboard permettent l'édition simultanée, la sauvegarde de vos écrits virtuels et l'exportation facile vers la suite Google. L'installation d'un tel tableau sur le mur de votre espace de réunion augmentera la productivité et fera de cet endroit un espace idéal pour le partage des idées.

 

Ayez le bon équipement audiovisuel et les bons logiciels

Pour vraiment réussir l'aménagement de votre salle de réunion, il est nécessaire de pouvoir y envisager des vidéoconférences. Pour ce faire, il vous faudra investir dans équipements et mobiliers informatiques dédiés.

Les différents équipements audiovisuels

Tout d'abord, achetez une caméra de vidéoconférence qui vous permet de voir tout le monde dans la salle, et notamment au tour de la table de réunion. Une webcam pourrait fonctionner, mais nous vous recommandons une caméra intelligente pour disposer d’un équipement optimal  et permettre à votre équipe de mieux collaborer.

Les haut-parleurs et les microphones sont également essentiels pour bien entendre toutes les personnes impliquées. Un seul microphone de haute qualité dans une salle de réunion éliminera les sonneries et les échos gênants de plusieurs microphones d'ordinateurs portables, et permettra à l’orateur d’être entendu de façon claire par à tous les participants.

Les logiciels adaptés

Le logiciel de vidéoconférence est la dernière pièce du puzzle nécessaire à l'équipement de vos salles de réunion. Il existe de nombreuses options gratuites et peu coûteuses : Skype, Teams, etc. Ces outils vous permettront de réaliser des vidéoconférences avec l’ensemble de vos collaborateurs, qu’ils soient présents autour de la table de réunion ou non.

 

Installez une télévision haute définition

Afin d'inclure au mieux les personnes, il est préférable de disposer d'un téléviseur ou d'un moniteur de grande taille et de haute qualité, installé de telle manière que toutes les personnes autour de la table de réunion puissent le voir. Les personnes qui se réunissent apprécieront de pouvoir participer avec leurs collègues à des réunions en haute définition, afin de pouvoir comprendre facilement les conceptions complexes et les données présentées à l'écran.

 

Assurez-vous que vous disposez d'une bonne connexion Internet

Quelle que soit la complexité de l'aménagement de votre salle de réunion, le bon fonctionnement de celle-ci repose sur l'accès à Internet. Avec les téléviseurs intelligents, les ordinateurs portables, les logiciels de vidéoconférence et les autres appareils connectés à Internet qui fonctionnent en réunion, il y a un grand nombre d'appareils qui fonctionneront sur le même réseau.

Pour éliminer le décalage et le blocage des écrans, vous voudrez optimiser votre Wi-Fi en fonction du nombre d'utilisateurs.

 

Utilisez un système de réservation de salles de réunion

Une erreur courante dans l'aménagement des salles de réunion est l'absence d'un système de réservation efficace à l'usage des employés. Sans un tel système, les espaces ne sont pas utilisés, les gens se bousculent pour trouver de l'espace, les réunions à deux se déroulent dans d'immenses salles de conférence et personne ne sait quand les bureaux sont utilisés.

Des services comme Robin contribuent à atténuer ces problèmes, en reliant son logiciel de réservation aux calendriers Google et Outlook. Robin permet ainsi de visualiser facilement les salles disponibles et affiche des suggestions pour les pièces qui répondent à vos besoins en matière de réunions. Cela permet de réduire le gaspillage de place et d'utiliser plus efficacement votre espace de réunion.